Minggu kelapan

Telah masuk minggu yang kelapan dan saya telah ditugaskan untuk menghantar beberapa dokumen dan surat kepada semua YPKDT cawangan daerah dengan menggunakan mesin faks. Buat pertama kalinya saya menggunakan mesin faks  dimana sebelum ini saya belum pernah menggunakannya.

Mesin faks

Tugasan saya yang seterusnya adalah melekatkan pelekat alamat terkini YPKDT pada sampul surat. Ini bertujuan untuk memudahkan proses surat menyurat dengan menggunakan alamat yang baru.

Melekatkan pelekat alamat terkini YPKDT

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara menggunakan mesin faks dengan betul dan fungsinya selain faks surat atau dokumen.

Impak dan kesannya, setiap perubahan alamat jabatan / firma mestilah dimaklumkan kepada pihak lain yang sering membuat urusan dengan firma / jabatan untuk memudahkan urusan surat menyurat atau sebagainya. Sekian, terima kasih.

Minggu Ketujuh

Pada minggu yang ketujuh ini, aktiviti yang telah saya lakukan adalah menghias setiap ruang pejabat dengan melekatkan kad raya, memasang lampu hiasan dan menggantung replika ketupat sempena menyambut hari raya aidilfitri yang bakal tiba.

Barang-barang yang digunakan untuk menghias ruangan pejabat

Seterusnya saya telah menghadiri majlis khatam al-Quran yang dianjurkan oleh YPKDT sempena bulan ramadhan yang akan berakhir nanti. Saya juga turut serta bergotong-royong untuk mengatur dan menyediakan segala kelengkapan dan keperluan untuk digunakan pada majlis ini.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah, suasana di dalam pejabat haruslah sentiasa ceria untuk meningkatkan mood kerja.

Impak dan kesanya, dapat merasai kemeriahan menyambut hari raya aidilfitri bersama kakitangan di yayasan ini. Sekian, terima kasih.

Minggu Keenam

Pada minggu yang keenam ini saya telah diberikan tugas untuk menulis  nombor pendaftaran pada setiap Aset Alih YPKDT berdasarkan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 (Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori). Antara Aset Alih YPKDT yang telah saya tandakan adalah kerusi, meja,barangan elektronik dan lain-lain lagi. Seterusnya, saya telah mengikuti majlis Tilawah al-Quran yang dianjurkan oleh yayasan ini sendiri dan turut dihadiri oleh badan kerajaan yang  lain.

Antara Aset Alih YPKDT yang telah siap diletakkan nombor pendaftaran




Tugasan saya yang seterusnya adalah mengemaskini fail Manual Prosedur Kerja (MPK) mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.8 tahun 1991(Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja).

Fail Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang telah disiapkan

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah saya dapat memperbaiki bacaan al-Quran saya dan mengetahui cara penyusunan  dan pengemaskinian fail dan cara menulis nombor pendaftaran pada setiap Aset Alih YPKDT.

Impak dan kesanya, setiap Aset Alih perlulah diletakkan nombor pendaftaran dan penyusunan atau pengemaskinian fail mesti mengikut format yang betul. Sekian, terima kasih.

Minggu Kelima

Pada minggu yang kelima ini saya sekali lagi telah diberikan tugas untuk menyiapkan projek tatacara keluar masuk fail. Projek ini telah disiapkan sepenuhnya mengikut kreativiti  saya sendiri.

Kad penanda keluar masuk fail yang telah disiapkan

Seterusnya saya telah mengikuti taklimat daripada YaPEIM berkenaan sedekah. Selain itu, tugasan seterusnya adalah mengasingkan fail dan susun di dalam fail aktif.

Kemahiran yang saya perolehi di minggu kelima ini adalah cara menjadikan sesuatu perkara itu menjadi lebih mudah.

Impak dan kesanya, projek yang saya telah siapkan telah diguna pakai oleh yayasan ini sendiri dan membuatkan saya bangga kerana hasil kerja saya dihargai.

Minggu Keempat

Kini telah masuk minggu yang keempat saya menjalani latihan industri di YPKDT. Pada bulan Ramadhan yang mulia ini saya telah mengikuti program tadarus al-Quran bersama kakitangan di yayasan ini. Kami telah dibahagikan kepada 2 kumpulan dan masing-masing mesti menghabiskan juzuk al-Quran yang telah diberikan. Tugasan yang seterusnya adalah, saya telah diminta untuk menyiapkan dokumen kakitangan YPKDT dengan menyusunnya mengikut jawatan masing-masing (senarai tugas).

Senarai tugas kakitangan YPKDT

Kemahiran yang saya perolehi sepanjang minggu ini adalah cara menyediakan dokumen mengikut format yang betul.

Impak dan kesanya adalah segala yang telah saya pelajari akan membantu saya apabila saya bekerja kelak.

Minggu Ketiga

Pada minggu yang ketiga ini saya telah diberikan tugasan yang baru iaitu membuat projek untuk sistem bilik fail. Projek sistem bilik fail ini adalah membuat carta organisasi untuk bilik fail. Puan Suryani iaitu pembantu tadbir di yayasan ini memberikan kepercayaan kepada saya untuk menyiapkan projek ini mengikut kreativiti saya sendiri.

Carta organisasi yang telah disiapkan

Tugasan yang seterusnya adalah mengemas dan membersihkan bilik kebal iaitu bilik dimana aset dan duit milik yayasan disimpan. Saya juga telah menghadiri program membudayakan al-Quran bersama semua jabatan yang terdapat di Kota Iskandar, Nusajaya. Selain itu saya juga membantu kakitangan disini untuk fotostat bahan rujukan untuk dibawa ke program remaja sakinah,

Kemahiran yang saya perolehi pada minggu ini adalah cara penyusunan dan penggunaan sistem yang betul bagi mempermudahkan urusan berkenaan keluar masuk surat.\

Impak dan kesanya adalah menjadikan saya lebih cekap dan efektif dalam menyiapkan tugasan yang diberikan. Sekian, terima kasih.

Minggu Kedua

Pada minggu yang kedua ini saya telah ditugaskan untuk mengemaskini fail dibahagian pentadbiran. Tugas yang diberikan adalah mencatit tarikh dan tempat surat itu dan merekod didalam kertas minit sebagai keluar masuk surat. Tujuan perkara ini dilakukan adalah untuk memudahkan pekerja mencari surat samada surat itu diterima dari jabatan luar atau dikeluarkan oleh jabatan itu sendiri.

Rekod keluar masuk surat

Seterusnya saya turut serta meghadiri mesyuarat bersama kakitangan YPKDT bagi membincangkan program-program yang akan dijalankan. Saya juga turut menghadiri program tahlil dan membudayakan al-Quran.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara pengurusan dan memahami keperluan yang perlu ada bagi sesebuah firma atau jabatan.

Impak dan kesanya adalah segala minit mesyuarat yang telah dicatit perlu disimpan dan direkodkan tarikhnya. Sekian, terima kasih.

Minggu Pertama

Saya Sukri bin Muhamad pelajar jurusan Diploma Sains Kesetiausahaan dari Politeknik Mersing mula melaporkan diri pada hari pertama iaitu 17 Jun 2013 di YPKDT. Bermulanya hari pertama saya di YPKDT, perkara wajib yang dilakukan setiap pagi isnin adalah program membudayakan al-Quran bersama staf YPKDT. Selesai saja program membudayakan al-Quran itu saya  diperkenalkan diri kepada semua staf dan saya telah diserahkan kepada penyelia saya yang bernama Puan Rozzaliana Bte Misron yang memegang jawatan sebagai pegawai sumber manusia.

Pintu masuk pejabat YPKDT Kota Iskandar, Nusajaya

Tugas yang telah diberikan kepada saya pada minggu yang pertama ini adalah mengemaskini fail dengan menulis keluar masuk surat pada kertas minit. Selain itu saya juga menolong fotostat sebarang dokumen-dokumen yang diperlukan dan menghancurkan kertas atau surat yang tidak digunakan lagi.

Kemahiran yang saya perolehi ialah cara penyusunan fail dengan betul dan cara surat dibawa masuk dengan melalui prosedur yang tersusun.

Impak dan kesanya banyak membantu menambah ilmu pengetahuan tentang pengurusan fail sepanjang menjalani praktikal di sini.

Itu adalah antara tugas-tugas yang telah saya lakukan pada minggu pertama di YPKDT. Sekian

Terima Kasih.

Pengenalan

YAYASAN PEMBANGUNAN KELUARGA DARUL TA'ZIM (YPKDT)

Latar belakang YPKDT

• Yayasan Pembangunan keluarga darul ta'zim adalah badan berkanun kerajaan negeri Johor yang ditubuhkan dibawah enakmen yayasan pembangunan keluarga darul ta'zim bil 2 tahun 1997. Yayasan mula beroperasi sejak 1 oktober 1997.

• Pada tahun 1998 hingga 2001, pegawai yayasan telah dipinjamkan ke jabatan agama johor dan ditempatkan di unit undang-undang keluarga, pejabat agama daerah kota tinggi.

• Pada tahun 2002, Yayasan telah beroperasi di bangunan sendiri di setiap 8 daerah iaitu daerah johor bahru, muar, batu pahat, mersing, segamat,pontian, kluang dan kota tinggi.

• Matlamat penubuhan Yayasan adalah untuk membentuk masyarakat yang harmoni,bahagia,sejahtera dan penyayang.

Strategi perlaksanaan adalah:

• Memberi bimbingan rohani dan jasmani kepada individu/keluarga untuk memanfaatkan kekuatan dan potensi diri bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi melalui ceramah,bengkel,latihan dalam kumpulan,seminar,kaunseling,motivasi,khidmat rundingcara dan nasihat.

• Mengkaji, mengawasi, menyelidik dan mengumpul maklumat serta data mengenai masalah kekluargaan dan isu sosial dengan tujuaan mengenalpasti tindakan dan program bagi mengatasi masalah tersebut.

• Menggembeling dan menggabungkan jabatan kerajaan dan sukarela untuk bersama-sama berusaha menangani masalah sosial dalam masyarakat.

• Menyampaikan maklumat dan promosi program-program dan perkhidmatan yang dilaksanakan oleh Yayasan kepada Masyarakat.

• Menyediakan perkhidmatan sokongan kepada individu, keluarga dan masyarakat.

• Penghargaan dan pengiktirafan kepada individu dan organisasi di atas sumbangan dan jasa mereka dalam aktiviti sosial dan institusi keluarga.

Objektif Jabatan

• Mengukuhkan institusi keluarga.
• Membawa wanita dalam arus pembangunan
• Menangani masalah sosial

MISI

Menangani masalah sosial dan memperkukuhkan sahsiah individu, keluarga dan masyarakat melalui program-program yang sistematik.

VISI

Masyarakat di negeri Johor hidup dalam keadaan sejahtera, beriltizam, harmoni dan cemerlang melalui institusi keluarga yang kukuh dan bertanggungjawab terhadap agama, bangsan dan negara.

Bahagian sumber manusia dan kewangan


Pentadbiran

• Urusan menguruskan surat/dokumen terima jabtan dan mencari fail.
• Urusan menaip surat-surat/minit mesyuarat/kertas kerja,dan dokumen jabatan.
• Urusan penghantaran surat/dokumen jabatan.
• Urusan menguruskan mesyuarat jabatan.
• Urusan menyimpan/mengemaskini fail.
• Urusan mengendalikan Sistem HRMIS.

Perkhidmatan

• Urusan menguruskan pengisian jawatan kosong
• Urusan menguruskan pengisian jawatan(Penyelaras/Penggerak)
• Urusan menguruskan proses melapor diri pegawai baru/bertukar jawatan/bertukar jabatan
• Urusan menguruskan penilaian prestasi bagi pergerakan gaji kakitangan dan pemberian anugerah perkhidmatan cemerlang
• Urusan pengurusan perubahan gaji kakitangan
• Urusan menguruskan latihan kakitangan jabatan
• Urusan penyambungan kontrak kakitangan
• Urusan pembayaran elaun Penggerak

Carta Organisasi YPKDT

Latihan Industri

Pengenalan

• Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas setiap pelajar sebelum layak dipertimbangkan untuk penganugerahan sijil atau diploma.
• Setiap pelajar perlu lulus Latihan Industri sebelum dibenarkan memasuki semester yang berikutnya. Pelajar akan menjalani latihan industri selama 20 minggu di jabatan kerajaan atau swasta dan akan didedahkan kepada alam pekerjaan yang sebenar yang mana lebih jauh beza suasana berbanding di Politeknik.
• Tujuan utama panduan latihan industri ini adalah untuk memberi bimbingan pada pelajar untuk menempuh segala cabaran dan sentiasa akur dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh Politeknik dan firma atau jabatan kerajaan yang berkenaan.

Objektif Latihan Industri

• Menambah dan meluaskan pengetahuan teknikal dan kemahiran pelajar.
• Menimbulkan kesedaran serta meningkatkan minat pelajar terhadap pelajaran di Politeknik.
• Membolehkan pelajar mengaitkan teori-teori kepada praktikal atau sebaliknya.
• Mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan di dalam Politeknik.
• Menanam sifat amanah dan bertanggungjawab.
• Membina keyakinan diri.
• Meluaskan pergaulan dengan kumpulan masyarakat pekerja di industri.
• Menilai kebolehan diri pelajar menghadapi suasana alam pekerjaan yang sebenar.