Kesimpulan

Setelah menjalani latihan industri ini, saya telah mempelajari pelbagai pengetahuan yang baru mengenai pengurusan dan cara bekerja yang sebenar di pejabat. Disini saya mempraktikkan apa yang telah saya belajar semasa di Politeknik iaitu dengan mengikuti segala cara pengurusan pejabat. Selain itu saya dapat melihat perkembangan samasa dalam hal-hal pentadbiran iaitu bagaimana cara mengendalikan mesyuarat, cara membuat surat, menyemak dokumen dan lain-lain lagi. 

Disamping itu, saya dapat belajar cara berkomunikasi dengan  para pekerja sama ada dari pihak bawahan atau atasan yang terlibat dalam jabatan ini.Memahami kerenah-kerenah pekerja disini dan mengambil apa yang ditegur sebagai satu sesi pembelajaran yang baru. Dengan tunjuk ajar yang diberikan banyak mematangkan saya dan membuka ruang kepada saya untuk merasai sendiri keperitan dan kegembiraan bekerja.

Akhir sekali, latihan industri ini adalah sangat bagus supaya pelajar dapat memahami dan  belajar cara kehidupan diluar kampus dan memprktikkan apa yang telah dipelajari. Saya disini ingin memohon maaf jika ada kelakuan atau percakapan saya menyinggung perasaan para pekerja di yayasan ini. Sesungguhnya yayasan ini memang yang terbaik.

Dapatan & Cadangan

Saya sebagai pelajar praktikal yang telah tamat menjalani latihan indutri di Yayasan ini ingin memberikan sedikit dapatan dan cadangan terhadap YPKDT untuk memperbaiki kelemahan dan kekurangan yang ada pada yayasan ini.

Dapatan

Setelah saya tamat menjalani latihan industri di yayasan ini banyak yang saya pelajari tentang perihal pengurusan pejabat. Penyelia saya dan staff yang banyak memberi tunjuk ajar kepada saya dan mereka sendiri tidak keberatan meminta saya untuk melontarkan idea saya sendiri untuk membantu mereka. Setiap perkara yang mereka berikan kepada saya sangat berguna dan membantu saya menyesuaikan diri terhadap alam pekerjaan yang sebenar kelak. Pangkat ataupun jawatan yang dipegang tidak menjadi persoalan dikalangan mereka untuk dijadikan halangan memberi tunjuk ajar kepada saya. Sejujurnya mereka melayan saya dengan baik sekali. Cuma disini saya ingin memberikan beberapa pendapat terhadap tingkahlaku dan penggunaan masa. Antaranya ialah:

1. Sepanjang pemerhatian saya di yayasan ini, pekerja lebih banyak menggunakan masa bekerja untuk melakukan kerja sosial mereka contohnya mengambil masa yang lama hanya untuk bersarapan dan keluar sesuka hati tanpa ada sebarang tugas kerja.
2. Ada segelintir kakitangan di yayasan ini menggunakan waktu bekerja sebagai waktu untuk berjumpa dengan kekasih dan terlalu taksub dengan penggunaan wechat ataupun whatsapp sehinggakan mengabaikan tugas yang perlu mereka selesaikan.

Cadangan

Walaupun saya hanya pelajar praktikal di yayasan ini tidak salah saya ingin memberikan cadangan untuk memperbaiki kekurangan yang ada pada yayasan ini. Antaranya ialah:

1. Tingkahlaku seseorang kakitangan itu akan mencerminkan jabatan yang mereka beerkhidmat, jika tingkahlaku mereka kurang sopan maka ia akan memberi kesan yang buruk terhadap jabatan. Contohya penggunaan masa yang tidak sistematik dan sambil lewa, perkara ini tidak seharusnya terjadi kerana pekerja mengambil terlalu lama masa hanya untuk bersarapan. Sepatutnya Pengarah atau Ketua Eksekutif disetiap jabatan perlu memantau pekerja mereka dan menghadkan masa untuk bersarapan dan masa itu boleh digunakan untuk fokus terhadap kerja masing-masing.
2. Pengguanaan media sosial juga perlu diambil kira kerana ada sesetengah pekerja yang terlalu asyik dengan penggunaanya sehingga mengabaikan tugasan mereka. Pekerja seperti perlu diberikan teguran dan nasihat kerana jika dibiarkan ianya akan memberikan kesan pada jabatan.

Laporan Teknikal

Saya telah diberikan tugas untuk menyiapkan senarai Aset Alih Kerajaan di bahagian pentadbiran.

Senarai Aset Alih Kerajaan

Setiap aset yang diberikan pekerja perlulah direkodkan dan diletakkan nombor pendaftaran untuk memudahkan proses pelupusan dan pencarian jika berlaku kehilangan. Setiap Aset Alih YPKDT yang ada pada setiap staff perlu direkodkan dan disimpan sebagai bukti penerimaan barang tersebut.

Saya perlu melengkapkan senarai Aset Alih YPKDT (KEW.PA-7) mengikut Pekeliling Perbendaharaan  Bil.5 Tahun 2007.

Senarai aset yang berada di dalam bilik Ketua Eksekutif

Bagi Aset Alih YPKDT yang bertulisan merah adalah merujuk kepada perubahan kedudukan aset dimana aset yang digunakan diambil dari bilik yang lain. Kuantiti aset yang berada di dalam setiap bilik atau ruangan pejabat perlu dikira bilangannya untuk memastikan tiada kehilangan atau kecurian. Setiap Aset Alih YPKDT juga perlu diletakkan nombor pendaftaran untuk memudahkan proses pengiraan atau pencarian jika berlaku kehilangan kerana setiap aset kakitangan telah diletakkan nombor pendaftaran masing-masing dan telah direkodkan.

Contoh Aset Alih YPKDT yang telah diletakkan nombor pendaftaran.

Selepas itu senarai Aset Alih YPKDT yang telah siap akan dilekatkan pada setiap bilik kakitangan dan disahkan oleh Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Aset Alih YPKDT.

Minggu Kedua Puluh

Pada minggu yang 20 ini dimana minggu yang terakhir saya menjalani latihan industri di YPKDT ini. Saya tidak diberikan banyak tugasan pada minggu yang terakhir ini, tetapi saya telah membantu untuk mengemas dan membersihkan stor dimana penyimpanan barang yang akan dilupuskan dikumpulkan.
Seterusnya saya menghadiri majlis perpisahan saya yang telah diadakan untuk meraikan saya sebagai pelajar praktikal yang akan menamatkan latihan industri di YPKDT.

Majlis perpisahan dan penyampaian cenderahati

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah semangat setia kawan dan hormat menghormati banyak memberi kita manfaat dan kebaikannya.

Impak dan kesannya, setiap perkara yang kita lakukan pasti ada kekurangannya dan dari situ kita akan belajar untuk memperbaikinya.

Minggu Kesembilan Belas

Telah masuk minggu yang ke 19 saya menjalani latihan industri dan tugasan saya pada minggu ini adalah menyemak senarai tugas staff. Selepas itu senarai tugas yang telah siap disemak dihantar ke Pegawai Sumber Manusia untuk disahkan.

Senarai tugas yang telah disemak

Saya juga telah diberikan untuk binding laporan yang akan dibentangkan ke dalam mesyuarat tahunan dan menyusun mengikut kedudukan yang betul.

Laporan yang sedang di binding

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara penyemakan senarai tugas dengan mengikut format yang betul.

Impak dan kesannya, setiap kertas yang ingin di binding perlulah disusun dengan betul bagi mengelakkan kerosakan pada kertas apabila selesai di binding. Sekian, terima kasih.

Minggu Kelapan Belas

Pada minggu kelapan belas ini saya bersama-sama Encik Azharudin iaitu pembantu am rendah melekatkan setem pada setiap surat yang inginkan diposkan. Saya juga telah diminta untuk mengahantar surat dan buku terbitan YPKDT ke semua jabatan yang terdapat di Kota Iskandar ini. Saya juga ditugaskan untuk mengemas stor bilik seminar yang akan diubahsuai untuk dijadikan pejabat baru YB.
Saya telah mengikuti majlis membudayakan al-Quran yang dilakukan di YPKDT ini.

Majlis membudayakan al-Quran

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah dapat melihat keadaan dan suasana pejabat jabatan kerajaan yang lain.

Impak dan kesannya, setiap majlis atau program yang dianjurkan haruslah dihadiri bagi menghormati individu yang menganjurkan majlis itu. Sekian, terima kasih.

Minggu Ketujuh Belas

Telah masuk minggu ke 17 saya menjalani latihan industri di YPKDT. Antara aktiviti yang saya lakukan pada minggu ini adalah melawat YPKDT daerah Pontian untuk memeriksa aset, menulis nombor pendaftaran pada aset dan mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan.

Aset yang akan dilupuskan

Saya juga membantu menyediakan dokumen yang akan dibawa masuk ke dalam mesyuarat bajet tahunan dengan memfotostat mengikut jumlah yang diperlukan.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara penyusunan dokumen untuk didalam bilik mesyuarat dan jenis-jenis dokumen yang perlu ada semasa mesyuarat.

Impak dan kesannya, tidak semua kertas kerja yang dilakukan bagi mengusulkan sesuatu perkara itu akan diluluskan, ini kerana ianya bergantung kepada bajet yang masih ada dan mencukupi bagi menampung kos perkara tersebut. Sekian, terima kasih.

Minggu Keenam Belas

Pada minggu ke 16 ini saya telah diberikan tugas untuk melekatkan penanda nombor pada setiap helaian kad petak untuk memudahkan proses pencarian jika diperlukan.

Kad petak yang telah dilabel nombor 

Seterusnya saya juga telah melawat YPKDT Daerah Mersing dan Kota Tinggi bagi memeriksa, menulis nombor pendaftaran pada aset dan mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan.

Aset yang telah diletakkan nombor pendaftaran dan aset yang akan dilupuskan

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara mengasingkan barang yang ingin dilupuskan dan merekodkan ke dalam senarai pelupusan aset.

Impak dan kesannya, setiap barangan yang ingin dilupuskan perlu di periksa dahulu bagi memastikan aset itu sudah rosak atau boleh digunakan lagi. Sekian, terima kasih.

Minggu Kelima Belas

Pada minggu yang ke 15 ini saya telah melawat YPKDT Daerah Segamat bagi memeriksa aset, menulis nombor pendaftaran pada aset dan mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan.

Aset yang akan dilupuskan

Seterusnya, saya ditugaskan untuk memeriksa dan mencatit stok ke dalam kad petak (KEW.PS) yang menggunakan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Tujuan ini adalah untuk merekod keluar masuk penggunaan barang stok.

Kad petak

Seterusnya saya  meraikan hari lahir staff YPKDT dan majlis perpisahan pelajar praktikal dari Kolej Universiti Islam Melaka.

Majlis perpisahan dan sambutan hari lahir

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara pengiraan stok mengikut kiraan yang betul berdasarkan jumlah barang ada.

Impak dan kesannya, setiap aset yang tidak lagi boleh digunakan akan dilupuskan dan digantikan dengan yang baru. Sekian, terima kasih.

Minggu Keempat Belas

Pada minggu ke 14 ini saya telah diberikan tugas untuk menghancurkan kertas dengan menggunakan mesin shredder.

kertas yang akan dihancurkan

Tugasan yang seterusnya adalah mencatit keluar masuk surat ke dalam kertas minit dan saya juga ditugaskan untuk fotostat beberapa dokumen untuk diberikan kepada ketua eksekutif.

Kemahiran yang saya perolehi pada minggu ini adalah, setiap dokumen yang telah difotostat perlu disimpan didalam bagi penggunaan di masa akan datang.

Impak dan kesannya, setiap salinan dokumen yang telah difotostat perlulah jelas dan tidak kabur sehingga tidak dapat dibaca. Sekian, terima kasih.

Minggu Ketiga Belas

Telah masuk minggu yang ke 13 dan saya telah mengikuti program seminar kaunseling peringkat negeri Johor bertempat di Kompleks Islam Johor Bharu. Seminar ini dianjurkan oleh YPKDT dengan kerjasama Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor dan penceramah untuk seminar ini adalah pensyarah dari UTM. Saya telah membantu menjual buku terbitan YPKDT sendiri dan membantu mengemas segala peralatan setelah program ini berakhir. Saya juga telah membantu Encik Ghazali mengemas bilik beliau untuk diperiksa oleh audit.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara berfikir sebagai orang yang bijak melalui seminar kaunseling yang diadakan.

Impak dan kesannya, bekerjasama dalam menyelesaikan sesuatu tugasan itu akan menjadikan tugasan lebih tersusun dan cepat disiapkan. Sekian, terima kasih.

Minggu Kedua belas

Pada minggu yang ke 12 ini  saya telah ditugaskan untuk menyusun dan memasukkan maklumat peribadi bagi pemohon jawatan Pegawai Pembangunan Masyarakat ke dalam sistem. Saya telah menyusun senarai nama yang telah terpilih untuk ditemuduga dan menyusun mengikut gred masing-masing.

Senarai nama calon temuduga

Seterusnya saya telah mengikut staff YPKDT ke Bukit Indah untuk mengahadiri majlis rumah terbuka. Saya juga telah membantu Puan Haiza iaitu pegawai tadbir(kewangan) memotong kertas bayaran gaji pekerja untuk ditampal ke dalam buku log.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara pemilihan jawatan mengikut gred dan kelayakan yang telah ditetapkan.

Impak dan kesanya, setiap pemilihan jawatan perlu dilakukan dengan teliti bagi memilih calon yang layak sahaja memegang jawatan tersebut. Sekian, terima kasih.

Minggu kesebelas

Telah masuk minggu yang kesebelas saya menjalani latihan industri di yayasan ini. Pada minggu ini aktivit yang telah saya lakukan adalah mengikuti program membudayakan al-Quran bersama kakitangan YPKDT.
Seterusnya saya bersama-sama staff YPKDT bergotong-royong melakukan persiapan untuk majlis perasmian surau dan sambutan aidilfitri. Tugasan saya yang seterusnya adalah menghancurkan kertas menggunakan mesin shredder.

mesin shredder

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah dapat belajar cara mengedalikan sesebuah majlis dan cara menggunakan mesin shredder.

Impak dan kesanya, segala kerja yang berkaitan dengan sesebuah majlis perlulah dilakukan dengan tersusun untuk memastikan majlis itu berjalan dengan lancar. Sekian, terima kasih.

Minggu Kesepuluh

Minggu yang kesepuluh ini saya telah ditugaskan untuk menyusun dan mengemaskini Aset Alih YPKDT dengan melengkapkan  KEW.PA-7 mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. Tugasan ini adalah bertujuan untuk mengenal pasti kedudukan aset dan memudahkan proses pencarian jika berlaku kehilangan atau kerosakan.

Aset Alih YPKDT (KEW.PA-7)

Seterusnya saya menolong fotostat beberapa dokumen untuk di bawa masuk ke dalam mesyuarat dan menyusun segala keperluan untuk mesyuarat.

Mesin fotostat

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah setiap aset yang berada didalam sesebuah pejabat perlu direkod untuk memudahkan pengiraan dan pencarian jika berlaku kerosakan atau kehilangan.

Impak dan kesanya, segala kerosakan dan kehilangan barang milik YPKDT perlulah dimaklumkan dan direkod.

Minggu Kesembilan

Pada minggu kesembilan ini adalah minggu yang sangat meriah kerana sepanjang minggu ini banyak rumah terbuka yang dilakukan oleh kakitangan YPKDT. Saya bersama kakitangan yayasan ini bersama-sama menziarahi rumah terbuka yang telah mereka adakan. Sesungguhnya kenikmatan bulan Syawal kali ini amat berbeza kerana saya menyambutnya sebagai seorang pelajar praktikal dan saya amat gembira sekali.

Majlis rumah terbuka dan marhaban

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah kepentingan silaturrahim sesama manusia dan kewajipan kita untuk menjaganya.

Impak dan kesannya, dapat merasai pengalaman beraya bersama kakitangan YPKDT dan merasai pelbagai jenis juadah. Sekian, terima kasih.

Minggu kelapan

Telah masuk minggu yang kelapan dan saya telah ditugaskan untuk menghantar beberapa dokumen dan surat kepada semua YPKDT cawangan daerah dengan menggunakan mesin faks. Buat pertama kalinya saya menggunakan mesin faks  dimana sebelum ini saya belum pernah menggunakannya.

Mesin faks

Tugasan saya yang seterusnya adalah melekatkan pelekat alamat terkini YPKDT pada sampul surat. Ini bertujuan untuk memudahkan proses surat menyurat dengan menggunakan alamat yang baru.

Melekatkan pelekat alamat terkini YPKDT

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara menggunakan mesin faks dengan betul dan fungsinya selain faks surat atau dokumen.

Impak dan kesannya, setiap perubahan alamat jabatan / firma mestilah dimaklumkan kepada pihak lain yang sering membuat urusan dengan firma / jabatan untuk memudahkan urusan surat menyurat atau sebagainya. Sekian, terima kasih.

Minggu Ketujuh

Pada minggu yang ketujuh ini, aktiviti yang telah saya lakukan adalah menghias setiap ruang pejabat dengan melekatkan kad raya, memasang lampu hiasan dan menggantung replika ketupat sempena menyambut hari raya aidilfitri yang bakal tiba.

Barang-barang yang digunakan untuk menghias ruangan pejabat

Seterusnya saya telah menghadiri majlis khatam al-Quran yang dianjurkan oleh YPKDT sempena bulan ramadhan yang akan berakhir nanti. Saya juga turut serta bergotong-royong untuk mengatur dan menyediakan segala kelengkapan dan keperluan untuk digunakan pada majlis ini.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah, suasana di dalam pejabat haruslah sentiasa ceria untuk meningkatkan mood kerja.

Impak dan kesanya, dapat merasai kemeriahan menyambut hari raya aidilfitri bersama kakitangan di yayasan ini. Sekian, terima kasih.

Minggu Keenam

Pada minggu yang keenam ini saya telah diberikan tugas untuk menulis  nombor pendaftaran pada setiap Aset Alih YPKDT berdasarkan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 (Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori). Antara Aset Alih YPKDT yang telah saya tandakan adalah kerusi, meja,barangan elektronik dan lain-lain lagi. Seterusnya, saya telah mengikuti majlis Tilawah al-Quran yang dianjurkan oleh yayasan ini sendiri dan turut dihadiri oleh badan kerajaan yang  lain.

Antara Aset Alih YPKDT yang telah siap diletakkan nombor pendaftaran




Tugasan saya yang seterusnya adalah mengemaskini fail Manual Prosedur Kerja (MPK) mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.8 tahun 1991(Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja).

Fail Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang telah disiapkan

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah saya dapat memperbaiki bacaan al-Quran saya dan mengetahui cara penyusunan  dan pengemaskinian fail dan cara menulis nombor pendaftaran pada setiap Aset Alih YPKDT.

Impak dan kesanya, setiap Aset Alih perlulah diletakkan nombor pendaftaran dan penyusunan atau pengemaskinian fail mesti mengikut format yang betul. Sekian, terima kasih.

Minggu Kelima

Pada minggu yang kelima ini saya sekali lagi telah diberikan tugas untuk menyiapkan projek tatacara keluar masuk fail. Projek ini telah disiapkan sepenuhnya mengikut kreativiti  saya sendiri.

Kad penanda keluar masuk fail yang telah disiapkan

Seterusnya saya telah mengikuti taklimat daripada YaPEIM berkenaan sedekah. Selain itu, tugasan seterusnya adalah mengasingkan fail dan susun di dalam fail aktif.

Kemahiran yang saya perolehi di minggu kelima ini adalah cara menjadikan sesuatu perkara itu menjadi lebih mudah.

Impak dan kesanya, projek yang saya telah siapkan telah diguna pakai oleh yayasan ini sendiri dan membuatkan saya bangga kerana hasil kerja saya dihargai.

Minggu Keempat

Kini telah masuk minggu yang keempat saya menjalani latihan industri di YPKDT. Pada bulan Ramadhan yang mulia ini saya telah mengikuti program tadarus al-Quran bersama kakitangan di yayasan ini. Kami telah dibahagikan kepada 2 kumpulan dan masing-masing mesti menghabiskan juzuk al-Quran yang telah diberikan. Tugasan yang seterusnya adalah, saya telah diminta untuk menyiapkan dokumen kakitangan YPKDT dengan menyusunnya mengikut jawatan masing-masing (senarai tugas).

Senarai tugas kakitangan YPKDT

Kemahiran yang saya perolehi sepanjang minggu ini adalah cara menyediakan dokumen mengikut format yang betul.

Impak dan kesanya adalah segala yang telah saya pelajari akan membantu saya apabila saya bekerja kelak.

Minggu Ketiga

Pada minggu yang ketiga ini saya telah diberikan tugasan yang baru iaitu membuat projek untuk sistem bilik fail. Projek sistem bilik fail ini adalah membuat carta organisasi untuk bilik fail. Puan Suryani iaitu pembantu tadbir di yayasan ini memberikan kepercayaan kepada saya untuk menyiapkan projek ini mengikut kreativiti saya sendiri.

Carta organisasi yang telah disiapkan

Tugasan yang seterusnya adalah mengemas dan membersihkan bilik kebal iaitu bilik dimana aset dan duit milik yayasan disimpan. Saya juga telah menghadiri program membudayakan al-Quran bersama semua jabatan yang terdapat di Kota Iskandar, Nusajaya. Selain itu saya juga membantu kakitangan disini untuk fotostat bahan rujukan untuk dibawa ke program remaja sakinah,

Kemahiran yang saya perolehi pada minggu ini adalah cara penyusunan dan penggunaan sistem yang betul bagi mempermudahkan urusan berkenaan keluar masuk surat.\

Impak dan kesanya adalah menjadikan saya lebih cekap dan efektif dalam menyiapkan tugasan yang diberikan. Sekian, terima kasih.

Minggu Kedua

Pada minggu yang kedua ini saya telah ditugaskan untuk mengemaskini fail dibahagian pentadbiran. Tugas yang diberikan adalah mencatit tarikh dan tempat surat itu dan merekod didalam kertas minit sebagai keluar masuk surat. Tujuan perkara ini dilakukan adalah untuk memudahkan pekerja mencari surat samada surat itu diterima dari jabatan luar atau dikeluarkan oleh jabatan itu sendiri.

Rekod keluar masuk surat

Seterusnya saya turut serta meghadiri mesyuarat bersama kakitangan YPKDT bagi membincangkan program-program yang akan dijalankan. Saya juga turut menghadiri program tahlil dan membudayakan al-Quran.

Kemahiran yang saya dapat pada minggu ini adalah cara pengurusan dan memahami keperluan yang perlu ada bagi sesebuah firma atau jabatan.

Impak dan kesanya adalah segala minit mesyuarat yang telah dicatit perlu disimpan dan direkodkan tarikhnya. Sekian, terima kasih.

Minggu Pertama

Saya Sukri bin Muhamad pelajar jurusan Diploma Sains Kesetiausahaan dari Politeknik Mersing mula melaporkan diri pada hari pertama iaitu 17 Jun 2013 di YPKDT. Bermulanya hari pertama saya di YPKDT, perkara wajib yang dilakukan setiap pagi isnin adalah program membudayakan al-Quran bersama staf YPKDT. Selesai saja program membudayakan al-Quran itu saya  diperkenalkan diri kepada semua staf dan saya telah diserahkan kepada penyelia saya yang bernama Puan Rozzaliana Bte Misron yang memegang jawatan sebagai pegawai sumber manusia.

Pintu masuk pejabat YPKDT Kota Iskandar, Nusajaya

Tugas yang telah diberikan kepada saya pada minggu yang pertama ini adalah mengemaskini fail dengan menulis keluar masuk surat pada kertas minit. Selain itu saya juga menolong fotostat sebarang dokumen-dokumen yang diperlukan dan menghancurkan kertas atau surat yang tidak digunakan lagi.

Kemahiran yang saya perolehi ialah cara penyusunan fail dengan betul dan cara surat dibawa masuk dengan melalui prosedur yang tersusun.

Impak dan kesanya banyak membantu menambah ilmu pengetahuan tentang pengurusan fail sepanjang menjalani praktikal di sini.

Itu adalah antara tugas-tugas yang telah saya lakukan pada minggu pertama di YPKDT. Sekian

Terima Kasih.

Pengenalan

YAYASAN PEMBANGUNAN KELUARGA DARUL TA'ZIM (YPKDT)

Latar belakang YPKDT

• Yayasan Pembangunan keluarga darul ta'zim adalah badan berkanun kerajaan negeri Johor yang ditubuhkan dibawah enakmen yayasan pembangunan keluarga darul ta'zim bil 2 tahun 1997. Yayasan mula beroperasi sejak 1 oktober 1997.

• Pada tahun 1998 hingga 2001, pegawai yayasan telah dipinjamkan ke jabatan agama johor dan ditempatkan di unit undang-undang keluarga, pejabat agama daerah kota tinggi.

• Pada tahun 2002, Yayasan telah beroperasi di bangunan sendiri di setiap 8 daerah iaitu daerah johor bahru, muar, batu pahat, mersing, segamat,pontian, kluang dan kota tinggi.

• Matlamat penubuhan Yayasan adalah untuk membentuk masyarakat yang harmoni,bahagia,sejahtera dan penyayang.

Strategi perlaksanaan adalah:

• Memberi bimbingan rohani dan jasmani kepada individu/keluarga untuk memanfaatkan kekuatan dan potensi diri bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi melalui ceramah,bengkel,latihan dalam kumpulan,seminar,kaunseling,motivasi,khidmat rundingcara dan nasihat.

• Mengkaji, mengawasi, menyelidik dan mengumpul maklumat serta data mengenai masalah kekluargaan dan isu sosial dengan tujuaan mengenalpasti tindakan dan program bagi mengatasi masalah tersebut.

• Menggembeling dan menggabungkan jabatan kerajaan dan sukarela untuk bersama-sama berusaha menangani masalah sosial dalam masyarakat.

• Menyampaikan maklumat dan promosi program-program dan perkhidmatan yang dilaksanakan oleh Yayasan kepada Masyarakat.

• Menyediakan perkhidmatan sokongan kepada individu, keluarga dan masyarakat.

• Penghargaan dan pengiktirafan kepada individu dan organisasi di atas sumbangan dan jasa mereka dalam aktiviti sosial dan institusi keluarga.

Objektif Jabatan

• Mengukuhkan institusi keluarga.
• Membawa wanita dalam arus pembangunan
• Menangani masalah sosial

MISI

Menangani masalah sosial dan memperkukuhkan sahsiah individu, keluarga dan masyarakat melalui program-program yang sistematik.

VISI

Masyarakat di negeri Johor hidup dalam keadaan sejahtera, beriltizam, harmoni dan cemerlang melalui institusi keluarga yang kukuh dan bertanggungjawab terhadap agama, bangsan dan negara.

Bahagian sumber manusia dan kewangan


Pentadbiran

• Urusan menguruskan surat/dokumen terima jabtan dan mencari fail.
• Urusan menaip surat-surat/minit mesyuarat/kertas kerja,dan dokumen jabatan.
• Urusan penghantaran surat/dokumen jabatan.
• Urusan menguruskan mesyuarat jabatan.
• Urusan menyimpan/mengemaskini fail.
• Urusan mengendalikan Sistem HRMIS.

Perkhidmatan

• Urusan menguruskan pengisian jawatan kosong
• Urusan menguruskan pengisian jawatan(Penyelaras/Penggerak)
• Urusan menguruskan proses melapor diri pegawai baru/bertukar jawatan/bertukar jabatan
• Urusan menguruskan penilaian prestasi bagi pergerakan gaji kakitangan dan pemberian anugerah perkhidmatan cemerlang
• Urusan pengurusan perubahan gaji kakitangan
• Urusan menguruskan latihan kakitangan jabatan
• Urusan penyambungan kontrak kakitangan
• Urusan pembayaran elaun Penggerak

Carta Organisasi YPKDT

Latihan Industri

Pengenalan

• Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas setiap pelajar sebelum layak dipertimbangkan untuk penganugerahan sijil atau diploma.
• Setiap pelajar perlu lulus Latihan Industri sebelum dibenarkan memasuki semester yang berikutnya. Pelajar akan menjalani latihan industri selama 20 minggu di jabatan kerajaan atau swasta dan akan didedahkan kepada alam pekerjaan yang sebenar yang mana lebih jauh beza suasana berbanding di Politeknik.
• Tujuan utama panduan latihan industri ini adalah untuk memberi bimbingan pada pelajar untuk menempuh segala cabaran dan sentiasa akur dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh Politeknik dan firma atau jabatan kerajaan yang berkenaan.

Objektif Latihan Industri

• Menambah dan meluaskan pengetahuan teknikal dan kemahiran pelajar.
• Menimbulkan kesedaran serta meningkatkan minat pelajar terhadap pelajaran di Politeknik.
• Membolehkan pelajar mengaitkan teori-teori kepada praktikal atau sebaliknya.
• Mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan di dalam Politeknik.
• Menanam sifat amanah dan bertanggungjawab.
• Membina keyakinan diri.
• Meluaskan pergaulan dengan kumpulan masyarakat pekerja di industri.
• Menilai kebolehan diri pelajar menghadapi suasana alam pekerjaan yang sebenar.